El Registro Patronal de Asegurados (Forma 13 12) es un documento fundamental exigido por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) a todos los empleadores. Su propósito es mantener un registro detallado de los trabajadores de una empresa y sus movimientos, información que debe ser suministrada al IVSS cuando sea requerida. Este formulario, de uso obligatorio según el Artículo 87 del Reglamento General de la Ley del Seguro Social, se presenta en formato Excel.
Llenar esta planilla de forma manual puede resultar engorroso y consumidor de tiempo, ya que debe hacerse de manera sistematizada, mes a mes (incluso si no hubo ingresos ni retiros), y requiere la correcta inclusión de datos personales, salariales y el cálculo de las cotizaciones correspondientes al IVSS y R.P.E.. Un registro incorrecto, además, puede acarrear problemas legales para tu empresa.
En esta guía, te mostraremos cómo utilizar «Temis Sistema de Gestión de Personal» para generar fácilmente el Registro Patronal de Asegurados, asegurándote de cumplir con esta importante obligación del IVSS de manera rápida y sin complicaciones.
Configuraciones iniciales en el Sistema Temis
Antes de empezar a generar las planillas de cada período, es necesario realizar algunas configuraciones iniciales para tener disponible toda la información requerida para llenarla.
Ubicación del los archivos generados
Para cada período correspondiente a un mes, se generará un archivo en excel. Lo primero que debemos hacer es establecer la ruta o carpeta donde se guardarán dichos archivos.
En la pantalla principal de Temis, en la sección Otras abajo y a la izquierda tenemos la opción Parámetros Generales en la cuál debemos colocar la ruta correspondiente como lo muestra la imagen:
Información de la Empresa o Empleador
Ahora toca ir a la pantalla de Empresa en la sección Archivos, en la opción de parámetros buscamos Retenciones al Trabajador y Aportes del Patrono. Aquí es necesario colocar la fecha de inscripción en el S.S.O., el tipo de régimen y tipo de riesgo asignados. En la imagen pueden ver los datos a colocar y que hay que incluir en la planilla a generar. Luego de modificar y grabar vamos al siguiente paso.
Número de Registro en el Seguro Social del trabajador
Otro dato requerido en la planilla del Registro Patronal de Asegurados, es en número de registro en el seguro social del trabajador. Para eso es necesario que en la pantalla Parámetros del Trabajador coloquemos el valor correspondiente para cada uno, tal como se muestra en pantalla.
Generar la planilla de Registro Patronal de Asegurados
Luego de actualizar la información de cada uno de los punto anteriores y (muy importante) hayamos generado la nómina definitiva para el período en el sistema Temis, podemos generar fácilmente la misma.
Paso 1: Ir a la sección Reportes
Lo primero que tenemos que hacer, estando en la pantalla principal, vamos a la sección Reportes y hacemos click en la opción: Reg. Patronal de Asegurados.
Paso 2: Indicar el período a generar
Ya en la pantalla correspondiente, lo primero que nos solicita es el período a generar, el cuál debe ser un mes completo. Colocamos la fecha inicial, fecha final y hacemos click en el botón Buscar.
En pocos segundos se llenará la pantalla con todos los datos extraidos de la nómina correspondiente al período indicado.
Paso 3: Exportar a archivo en excel con el formato de planilla 13-12
Por último, ya con toda la información necesaria, solo tenemos que hacer click en el botón Exportar a Excel y se hace la magia.
En nuestra barra inferior de windows, debe aparecer la aplicación excel con la planilla generada, hacemos click en la misma. Se abre excel con la planilla completamente llena.
Navegamos en la planilla para revisar la información y revisar cuántas planillas se generaron, cada una tiene la capacidad para 15 trabajadores. Imprimimos y listo.
Consulta de planillas del Registro Patronal de Asegurados
Así como de fácil es generar las planillas con toda la información requerida, igualmente es consultar un planilla de un período cualquiera. Para hacerlo, solo debemos hacer click en la segunda pestaña de la pantalla: Catálogo de Archivos del Registro Patronal.
Tal como se ve en pantalla, el sistema muestra automáticamente un catálogo de todas las planillas generadas en el año actual, en este caso 2025. Para este ejemplo, los períodos: enero, febrero y marzo.
Si necesitamos consultar otro año, debemos colocar el año a consultar en la parte superior en el campo año, por ejemplo 2024 y luego hacemos click en el botón Refrescar.
Para abrir una planilla, hacemos click en la linea del período y luego click en el botón Abrir.