¿Qué es una Nómina?
La Nómina es el proceso mediante el cual se establecen y calculan los monto a pagar a cada uno de los trabajadores de la empresa incluyendo las deducciones y retenciones correspondientes. Normalmente se define la nómina como el reporte donde aparecen todos los trabajadores, los conceptos que se están pagando, las deducciones, las retenciones y el detalle de cada uno de esos elementos.
Pero esto es solo parte del proceso que implica el cálculo de nómina, de hecho es la parte final donde se resumen todos los resultados.
El proceso de gestión de la nómina comienza desde el primer día del período correspondiente que se haya determinado para el pago de la misma. Esto implica el registro de cada uno de los elementos que afectan los conceptos a pagar a cada trabajador. Entre los elementos más comunes a registrar tenemos: horas extras (diurnas y nocturnas), horas nocturnas, días feriados y de descanso trabajados, comisiones, bonificaciones, días de falta, días de reposo, días de permiso, entre otros.
Cada uno de estos factores afecta los cálculos definitivos de la nómina y es necesario llevar un registro preciso de cada una, para no afectar el monto del pago que va a recibir cada trabajador. También es indispensable una definición clara y precisa de la forma de realizar el cálculo de cada concepto lo que permita:
- Cumplir con lo establecido en la ley o reglamentación correspondiente.
- No afectar negativamente al trabajador.
- No pagar más de lo que corresponda afectando a la empresa.
- Cumplir con lo acordado con cada trabajador en forma individual o colectiva.
- Afectar los costos de la nómina y por ende el costo del producto o servicio generado en la empresa.
Temis Sistema de Gestión de Personal
✅ Organizar la información del trabajador de una manera sistematizada.
✅ Actualizar la información de los pasivos laborales de la empresa con los trabajadores.
✅ Mantener al día todos los cálculos laborales: Nómina, Garantía de Prestaciones, Vacaciones, Préstamos, Bonificación de fin de año y el Complemento de utilidades.
✅ Emitir diferentes reportes para la gerencia de recursos humanos.
✅ Facilitar el trabajo de cálculos laborales.
✅ Minimizar los errores en los cálculos laborales al no utilizar hojas de cálculo.
✅ Mantenerse al día con los cambios legislativos en la materia.
Importancia de la Nómina
Para cualquier empresa, independientemente del tamaño o actividad, la mano de obra es uno de los elementos más importantes que permiten establecer el costo del producto o servicio que la organización produzca o preste a sus clientes. Sin establecer de forma precisa sus costos y como afectan las variaciones de los mismos en la producción o prestación del servicio, la empresa trabaja a ciegas sin saber exactamente cuáles son sus márgenes de ganancia y la rentabilidad obtenida.
Conociendo exactamente los costos de mano de obra, la empresa tiene la posibilidad de maniobrar ante cualquier eventualidad con un trabajador, puede establecer más fácilmente incentivos o bonificaciones, manejar adecuadamente el ingreso y retiro de personal.
Por otra parte el valor de la nómina, desde el punto de vista de la remuneración del personal, es el incentivo más básico que tiene el trabajador para desempeñar su labor. Si este no se siente satisfecho al menos con la remuneración que recibe, será difícil que realice su labor en forma eficiente.
Tipos de Nómina
Existen diferentes formas en que se clasifica la nómina y no siempre se hace de la forma correcta, porque se toman elementos para su clasificación que no está acorde al desempeño y estructura de la empresa.
Como se menciona en el apartado correspondiente a la importancia de la nómina, lo principal es determinar el costo que la mano de obra representa en la empresa y en el producto o servicio. No es lo mismo una empresa de producción a una empresa de distribución, porque su estructura de costos no es la misma. Por lo tanto la clasificación de la nómina o el costo de la mano de obra tienen que ser diferentes.
¿Cómo se debería clasificar la nómina?
Ya que la nómina representa el costo de la mano de obra y esta influye en el costo del producto o servicio, es indispensable, clasificar el personal en función del que representa para la empresa. Para una empresa de producción, por ejemplo: el costo de un operador de maquinarias es diferente al costo que representa un asistente contable. Uno representa parte del costo directo de mano de obra en la producción de la empresa, mientras el asistente contable forma parte de un costo indirecto de la parte administrativa de la empresa.
Por lo tanto en una empresa de producción no pueden formar parte del mismo tipo de nómina un operador de maquinarias y un asistente contable. El primero debería estar en la nómina operativa o de producción y el segundo en la nómina administrativa.
¿Porque no pueden estar en la misma nómina todos los trabajadores?
Sencillamente porque cada uno representa y pertenece a un costo diferente y contablemente deben estar en cuentas distintas. Si registramos a todos los trabajadores en un solo tipo de nómina o los clasificamos simplemente por la forma de pagarle, será más difícil posteriormente, determinar que costo del trabajador ira a la cuenta contable correspondiente.
¿Cómo se clasifican los tipos de nómina?
La nómina se clasifica de diferentes formas.
a.- Por el costo que representa el trabajador en la empresa.
El trabajador representa la mano de obra de la empresa y dependiendo de la labor que cumpla en la producción de un bien o servicio, igual representa un tipo de costo diferente en esa producción.
Existen diferentes clasificaciones de mano de obra en una empresa:
– Nómina de Mano de Obra Directa:
Interviene directamente en la producción de bienes y servicios. Por ejemplo: obreros, operario de maquinarias, etc.
– Nómina de Mano de Obra Indirecta:
Representada por los trabajadores de las áreas administrativas y que se encargar del funcionamiento de la empresa.
– Nómina de Mano de Obra de Gestión:
Es el personal Directivo que gerencia la empresa.
– Nómina de Mano de Obra de Comercialización:
Representada por el personal de ventas y mercadeo o que comercializan la producción en la empresa.
En función de esta clasificación de mano de obra podemos clasificar la Nómina de la siguiente manera:
– Nómina de Producción, de Planta, Operativa, Personal Obrero
– Nómina de Administración, Personal Administrativo, Gestión Administrativa, Nómina de Empleados.
– Nómina de Ventas, Personal de Ventas, Comercialización.
– Nómina Gerencial, Personal Directivo, Nómina de Gerencia.
b.- Por el período de pago:
Esta se clasifica en función de la forma en que se paga según el período establecido. Lo ideal es combinar esta clasificación con la primera.
– Nómina Semanal:
Generalmente para el pago de obreros.
– Nómina Quincenal:
Se usa normalmente para el pago de empleados del área administrativa.
– Nómina Mensual:
No es tan común y se usa para el pago de personal directivo.
c.- Por lo que representa el pago:
Esta clasificación se establece en función de lo que representa el valor pagado en la nómina.
– Nómina de Salarios:
Es la más común.
– Nómina de Vacaciones:
Para indicar que todos los pagos realizados corresponden a los cálculos de vacaciones de los trabajadores.
– Nómina de Utilidades:
Representa el pago de utilidades.
– Nómina de Cesta Ticket:
Corresponde al pago del Bono de Alimentación en el período indicado.
Conceptos de la Nómina:
El salario de un trabajador se establece en el contrato de trabajo y se estima en forma mensual, generalmente, sea por tiempo determinado o indeterminado. Pero cuando se le paga al trabajador hay que hacer un desglose de cada uno de los ítems o “conceptos a pagar” en función de los que establece la ley, por ejemplo: días laborados, días de descanso o feriados, horas extras, etc.
Estos ítems representan los conceptos de nómina y son el detalle de todo lo que se le paga al trabajador. En los conceptos de nómina también hay que detallar todo lo adicional al salario base definido, como por ejemplo horas extras trabajadas y cualquier bonificación.
Igualmente se deben indicar los descuentos y retenciones realizadas de acuerdo a la ley.
Tipos de Conceptos de Nómina:
Tenemos tres tipos básicos de conceptos de nómina:
- Asignaciones
- Deducciones
- Retenciones
Las Asignaciones en la Nómina
Las Asignaciones representan todo lo que se le paga al trabajador por los diferentes conceptos en el período de nómina correspondiente.
El principal concepto por asignaciones es el salario base del trabajador, que se expresa por el monto diario que gana. Cuando el salario es fijo y no existen variaciones que cambien el valor del mismo en el período de nómina, se asume que los días de descanso están incluidos en el salario establecido.
Pero cuando existen variaciones de salario, tales como horas extras y/o nocturnas, feriados trabajados, entre otros conceptos, los días de descanso y feriado tiene una forma diferente de cálculo.
Debido a esto es preferible calcular por separado el salario por días laborables y el salario por días de descanso y feriados.
Principales Conceptos de Asignaciones
- Salario por días laborables
- Salario por días de descanso
- Salario por días feriados
- Recargo por días de descanso trabajados
- Recargo por días feriados trabajados
- Horas extras diurnas autorizadas
- Horas extras diurnas no autorizadas
- Horas extras nocturnas autorizadas
- Horas extras nocturnas no autorizadas
- Bono nocturno
- Salario por comisiones
- Días de permiso o reposo remunerado
- Bonificaciones
Las Deducciones en la Nómina
Las deducciones representan los descuentos al salario de la nómina, las más comunes son por inasistencias, vales, préstamos entre otros.
Principales Conceptos de Deducciones
- Días de falta o inasistencia al trabajo
Horas de falta o inasistencia
Cuotas de Préstamos
Días de permiso no remunerado
Días de descanso o feriados descontados
Vales del período
Descuentos por productos
Las Retenciones en la Nómina
Las Retenciones: conformadas por las cantidades de dinero a retener al trabajador y denominadas Contribuciones Parafiscales, es decir, pagos que deben realizar los contribuyentes o sujetos pasivos a organismos públicos, mixtos o privados para financiar su funcionamiento. Como ejemplo tenemos: Seguro Social Obligatorio, Régimen Prestacional del Empleo, Fondo de Ahorro de la Vivienda, Impuesto sobre la Renta.
- Impuesto sobre la Renta.
- Seguro Social Obligatorio.
- Régimen Prestacional del Empleo.
- Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda.
- Caja de ahorro.
- Cuota sindical.
Si quieres saber ¿Cómo se calculan las retenciones en la nómina? aquí encontrarás toda la información.
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